Systemy obiegu dokumentów- WorkFlow

E-biznes, internet
Jednym z najważniejszych problemów przy prowadzeniu dużej lub średniej firmy jest obieg dokumentów i informacji. Klasyczny, papierowy sposób jest powolny i zawodny, ze względu choćby na fakt, że jakiś istotny dokument przykładowo może się zawieruszyć workflow.

E-biznes, internet
Autor: sxc.hu
Źródło: http://sxc.hu
Workflow (ang. Work flow czuli przepływ pracy) to, według koalicji WFMC (ang. WorkFlow Menagement Coalition):”automatyzacja procesów biznesowych, w całości radca (polecamy strona www) w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych”.

Mówiąc ogólnie nazwa ta jest stosowana w odniesieniu do oprogramowania, zwłaszcza tego, które służy wspieraniu pracy grupowej. Programy te pomagają określić jakie role w przetwarzaniu dokumentów pełnią osoby biorące udział w wykonywaniu danej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Jako jeden z przykładów można podać realizację obiegu szkolenia w firmie. Osoby zlecające wykonanie pracy związanej z organizacją szkolenia generują dane wejściowe (miejsce i tematykę szkolenia oraz pracowników, których ono obowiązuje), powstaje dokument zgłoszenia szkolenia. Później dane są odbierane przez pracownika realizującego zlecenie (zaproponowany zostaje np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu, firma szkoleniowa i tym podobne), ze zgłoszenia powstaje dokument szkolenia. Informacje te trafiają z powrotem do decydentów, którzy zatwierdzają informacje o realizacji dyspozycji (na przykład pozwalają na nocleg w Hotelu Gołębiewski w Karpaczu), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania. Pracownicy wykonują zlecenie, potwierdzają odbycie szkolenia, dokument szkolenia staje się zrealizowany, a następnie następuje akceptacja zwrotów kosztów wyjazdu. Jak widać każdy z etapów przetwarzania takiej informacji charakteryzuje się określonym zbiorem pracowników wykonujących określone zadania na dokumentach oraz określonym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to charakterystyczne cechy procesu workflow. Systemy obiegu dokumentów umożliwiające takie działania to na przykład: eSoda (program darmowy), BOS, eDokumenty (licencja to koszt 850 PLN za każde stanowisko) radca (polecamy przenieś mnie do strony) M-Files. Umożliwiają one między innymi zarządzanie dokumentami, obieg faktur, wszelkiego rodzaju zleceń oraz informacji handlowych, obsługują faks oraz skaner, klasyfikują dokumenty jak również umożliwiają ich szybkie odszukanie.

To, na który program do obiegu dokumentów się zdecydować, zależy od potrzeb firmy. Do rozpatrzenia jest też kwestia tego, czy za program płacić, czy zdecydować się na darmowe rozwiązanie. Interesujących się tą kwestią zachęcam do odwiedzenia forów internetowych i stron producentów oprogramowania, gdzie znajdziemy szersze specyfikacje oprogramowania.